Legal
Privacy Policy
1. Who we are
Vorek develops and operates Nexo, a web-based management system for customer service, teams and operations. This policy explains how Vorek handles personal data of:
- people who visit this website or fill in the contact form;
- people who have a Nexo account (administrators and users of customer companies); and
- the content that customer companies enter in the system, for which Vorek is the processor (it only handles the data following the company’s instructions) and the company is the controller (the one who decides how the data is used).
For website visitor data and account sign-in data, Vorek is the controller (the one who decides how and why the data is used). Contact details for privacy matters are in the last section.
2. What data we process
2.1 People who visit this website
To know whether the site works well and where interested visitors come from, we record each page that is opened:
| Data | Details |
|---|---|
| Page and time | Which page was opened and when. |
| IP address | The number that identifies your internet connection. Kept for up to 90 days and then anonymised: the last block of the number is erased, so it no longer points to you. |
| Approximate location | Country and city estimated from the IP address by a lookup service. This is not your exact location. |
| Device and browser | Device type (computer, phone, tablet), browser, operating system and language. |
| Where you came from | The website you came from (site address only) and the campaign tags some links carry (utm_source, utm_medium, utm_campaign). |
| Visit identifier | A random code that only lasts while the tab is open and links the pages of one visit. It is not a cookie and does not identify you. |
We do not use advertising, we do not build cross-site browsing profiles and we do not sell this data. We honour the “Do Not Track” request from your browser (Do Not Track or Global Privacy Control): if your browser sends either, your visit is not recorded. Bots and automated crawlers are ignored.
2.2 People who fill in the contact form
If you request a demo, we receive the name, company (optional), email, phone number and message you write. We use the phone number to contact you about the request. We also receive technical details of the submission (IP address, approximate location, device, language, page and campaign of origin) and a record of your acceptance of this policy (date and version). The form also has protection against automated submissions.
2.3 Nexo accounts
To sign in to the system we process name, email, username, password (stored so that nobody can read it, never as you typed it), optional profile picture, groups and permissions, language and preferences, and security records (date, IP and device of each sign-in, failed attempts and important actions, so we can check who did what).
2.4 Content entered by customer companies
Depending on the modules a company enables, the system stores data such as customer, partner and lead records, jobs, tasks, calendar entries, quotes, invoices, catalogue items, properties, documents, email, WhatsApp and internal chat messages, attachments and audio recordings or transcripts. This content belongs to the customer company and is kept separate from any other company’s (each company has its own separate data space). The company is responsible for having a legal basis to put third-party data (such as its own customers) in the system.
3. Why we use the data
| Purpose | Why the law allows it (legal basis) |
|---|---|
| Measure site usage, fix problems and protect against abuse | Vorek’s legitimate interests (a real business need that does not override your rights) |
| Reply to your contact or demo request | Your consent and the steps before entering into a contract |
| Create and maintain accounts, provide the contracted service and support | To perform the contract |
| Connect third-party accounts (Google, WhatsApp, email) at the company’s request | To perform the contract, and the company’s or user’s authorisation |
| Security, fraud prevention, auditing and compliance with legal obligations | Legitimate interests and compliance with legal obligations |
We do not use customer companies’ content to train artificial-intelligence models and we do not use it for advertising. Nexo’s artificial-intelligence and audio-transcription features process content only to produce the reply or transcript the company asked for.
4. Google user data (Gmail and Drive)
A company may choose to connect a Google account to Nexo using Google’s own authorisation screen (known as OAuth). We never ask for or store the password of the Google account. The permissions requested are:
| Permission | What it is used for in Nexo |
|---|---|
Gmail — https://mail.google.com/, openid, email | Sign in to the mailbox the company chose so it can read, send and reply to messages from Nexo, organise them in folders and link messages to jobs. Access works like any email program (the IMAP and SMTP protocols), authorised through Google, which is why Google requires this broad permission. The identity permissions (openid, email) are used only to know which account was connected. |
Google Drive — https://www.googleapis.com | Browse, download, upload and edit the files in the company’s Drive within the documents module, and store backup copies in the Drive the company selects. |
Limited Use. Nexo’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
In practice, this means that:
- We use Google data only to deliver the user-facing features described above (email and files inside Nexo).
- We do not sell this data, do not use it for advertising, interest profiling or personalised ads, and do not transfer it to third parties except as needed to provide the service (for example, the infrastructure that hosts the system), to comply with the law, or in a merger or acquisition, always within Google’s rules.
- Vorek staff do not read the content of a company’s Gmail or Drive unless the company expressly authorises it (for example, to resolve a support ticket), for security or abuse reasons, or where the law requires it.
- We do not use Google data to develop, improve or train generalised artificial-intelligence or machine-learning models.
- Synchronised messages live in the company’s isolated environment, and the Google access key (token) is stored encrypted.
- You can disconnect the account at any time inside Nexo, or revoke access at myaccount.google.com/permissions. When you disconnect, the stored authorisation is removed and Nexo stops accessing the account. Content that was already synchronised stays under the company’s control, and the company can delete it.
7. How long we keep data
| Data | Period |
|---|---|
| Website visits | IP and browser details anonymised after 90 days; records deleted after 13 months. |
| Contact-form submissions | For as long as needed to reply and follow up, and at most 24 months; IP and browser details anonymised after 90 days. You can ask for earlier deletion. |
| Account and content of customer companies | While the contract is active. After it ends, content is deleted unless the law requires retention; it remains in backups only until they rotate out. |
8. Security
We use protection measures appropriate to the risk, including: a separate data space for each company; protected connections (HTTPS); passwords stored so that nobody can read them; access keys and integration credentials stored encrypted; control over what each person can see and do; protection of the sign-in screen against mass attempts, with an extra check and account lockout; a history of actions; and backups. No system is completely immune to failure; if an incident that may cause a significant risk occurs, we will notify companies and authorities as required by law.
9. International transfers
Some providers (such as AWS and Google) may process data in other countries, including the United States. In those cases we require appropriate safeguards, such as standard data-protection contracts or certifications recognised by the applicable law.
10. Your rights
Under the GDPR (European Union), the UK GDPR (United Kingdom) and the LGPD (Brazil), you may at any time ask for:
- confirmation that we process your data and access to it;
- correction of incomplete, inaccurate or out-of-date data;
- deletion, anonymisation or blocking of unnecessary data or data processed unlawfully;
- portability: receiving your data so you can take it to another service;
- information about who we share your data with;
- to withdraw consent (without affecting what was already done) and to object to processing based on legitimate interests;
- to complain to your data-protection authority (in the UK, the ICO; in Brazil, the ANPD; in the EU, the authority of your country).
To exercise these rights, write to the address in the last section. We may ask for information to confirm who you are. We will reply within the period set by law. If your data is in the Nexo of a customer company (for example, you are that company’s customer), you can also direct the request to that company, which is the controller of that data; in that case we help the company to respond.
11. Children
The website and Nexo are intended for businesses and professionals. We do not knowingly collect data from anyone under 18. If you believe this has happened, contact us so we can delete the data.
12. Changes to this policy
We may update this policy to reflect changes in the service or the law. The date at the top of the page shows the version in force. For significant changes we will notify visitors on the website or customers directly.
13. Contact us
Questions about this policy or requests about your data: contato@vorek.co.uk. Please put “Privacy” in the subject line.
Responsible party: Vorek, developer of Nexo.
Documento legal
Política de Privacidade
1. Quem somos
A Vorek desenvolve e opera o Nexo, um sistema de gestão web para atendimento, equipe e operação. Esta política explica como a Vorek trata dados pessoais:
- de quem visita este site ou preenche o formulário de contato;
- de quem tem conta no Nexo (administradores e usuários das empresas clientes); e
- do conteúdo que as empresas clientes colocam no sistema, em que a Vorek é operadora (só trata os dados seguindo as instruções da empresa) e a empresa é a controladora (quem decide como os dados são usados).
Para os dados de visitantes do site e de contas de acesso, a Vorek é a controladora (quem decide como e para que os dados são usados). O contato para assuntos de privacidade está na última seção.
2. Quais dados tratamos
2.1 Quem visita este site
Para saber se o site funciona bem e de onde vêm os interessados, registramos cada página aberta:
| Dado | Detalhe |
|---|---|
| Página e horário | Qual página foi aberta e quando. |
| Endereço IP | O número que identifica a sua conexão com a internet. Guardado por até 90 dias e depois anonimizado: o último bloco do número é apagado, e ele deixa de apontar para você. |
| Localização aproximada | País e cidade estimados a partir do IP por um serviço que faz essa consulta. Não é a sua localização exata. |
| Aparelho e navegador | Tipo de aparelho (computador, celular, tablet), navegador, sistema operacional e idioma. |
| Origem da visita | O site de onde você veio (só o endereço do site) e as marcações de campanha que alguns links trazem (utm_source, utm_medium, utm_campaign). |
| Identificador da visita | Um código aleatório que vale só enquanto a aba está aberta e liga as páginas de uma mesma visita. Não é cookie e não identifica você. |
Não usamos publicidade, não montamos perfil de navegação entre sites e não vendemos esses dados. Respeitamos o pedido “Não rastrear” do seu navegador (Do Not Track ou Global Privacy Control): se o seu navegador os envia, o acesso não é registrado. Robôs e rastreadores automáticos também são ignorados.
2.2 Quem preenche o formulário de contato
Se você pedir uma demonstração, recebemos o nome, a empresa (opcional), o e-mail, o telefone e a mensagem que você escrever. Usamos o telefone para entrar em contato com você sobre o pedido. Junto vêm os dados técnicos do envio (IP, localização aproximada, aparelho, idioma, página e campanha de origem) e o registro do seu aceite desta política (data e versão). O formulário também tem proteção contra envios automáticos.
2.3 Contas do Nexo
Para entrar no sistema tratamos nome, e-mail, usuário, senha (guardada de forma que ninguém consegue lê-la, nunca como você digitou), foto de perfil (opcional), grupos e permissões, idioma e preferências, e registros de segurança (data, IP e aparelho de cada entrada no sistema, tentativas que falharam e ações importantes, para podermos conferir quem fez o quê).
2.4 Conteúdo inserido pelas empresas clientes
Dependendo dos módulos que a empresa ativa, o sistema armazena dados como cadastro de clientes, parceiros e leads, trabalhos, tarefas, agenda, orçamentos, faturas, catálogo, imóveis, documentos, mensagens de e-mail, de WhatsApp e de chat interno, anexos e gravações ou transcrições de áudio. Esse conteúdo pertence à empresa cliente e é separado do de qualquer outra empresa (cada empresa tem o seu próprio espaço de dados, separado). A empresa é responsável por ter base legal para colocar dados de terceiros (como os seus clientes) no sistema.
3. Para que usamos os dados
| Finalidade | Por que a lei permite (base legal) |
|---|---|
| Medir o uso do site, corrigir problemas e proteger contra abuso | Interesse legítimo da Vorek (uma necessidade real do negócio, que não passa por cima dos seus direitos) |
| Responder ao seu pedido de contato ou demonstração | O seu consentimento e os passos antes de fechar um contrato |
| Criar e manter contas, prestar o serviço contratado e dar suporte | Cumprir o contrato |
| Conectar contas de terceiros (Google, WhatsApp, e-mail) a pedido da empresa | Cumprir o contrato e a autorização da empresa ou do usuário |
| Segurança, prevenção a fraudes, auditoria e cumprimento de obrigações legais | Interesse legítimo e cumprimento de obrigações legais |
Não usamos o conteúdo das empresas clientes para treinar modelos de inteligência artificial e não o usamos para publicidade. Os recursos de inteligência artificial e de transcrição de áudio do Nexo processam o conteúdo apenas para gerar a resposta ou a transcrição pedida pela empresa.
4. Dados do Google (Gmail e Drive)
Uma empresa pode, se quiser, conectar uma conta Google ao Nexo usando a tela de autorização do próprio Google (chamada OAuth). Nunca pedimos nem guardamos a senha da conta Google. As permissões pedidas são:
| Permissão | Para que serve no Nexo |
|---|---|
Gmail — https://mail.google.com/, openid, email | Entrar na caixa de e-mail escolhida para ler as mensagens, enviar e responder pelo Nexo, organizar em pastas e vincular mensagens a trabalhos. O acesso funciona como em qualquer programa de e-mail (protocolos IMAP e SMTP), autorizado pelo Google, e é por isso que o Google exige essa permissão ampla. A identificação (openid, email) serve apenas para saber qual conta foi conectada. |
Google Drive — https://www.googleapis.com | Navegar, baixar, enviar e editar os arquivos do Drive da empresa dentro do módulo de documentos e gravar cópias de segurança no Drive escolhido pela empresa. |
Uso limitado (Limited Use). O uso e a transferência, para qualquer outro aplicativo, de informações recebidas das APIs do Google pelo Nexo seguirão a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. Nexo’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Na prática, isso significa que:
- Usamos os dados do Google apenas para entregar as funções visíveis ao usuário descritas acima (e-mail e arquivos dentro do Nexo).
- Não vendemos esses dados, não os usamos para publicidade, perfis de interesse ou publicidade personalizada, e não os transferimos a terceiros, exceto o necessário para prestar o serviço (por exemplo, a infraestrutura que hospeda o sistema), para cumprir a lei ou em caso de fusão ou aquisição, sempre dentro das regras do Google.
- Pessoas da Vorek não leem o conteúdo do Gmail ou do Drive de uma empresa, a não ser com autorização expressa da empresa (por exemplo, para resolver um chamado de suporte), por motivo de segurança ou abuso, ou por exigência legal.
- Não usamos dados do Google para treinar modelos de inteligência artificial ou de aprendizado de máquina de uso geral.
- As mensagens sincronizadas ficam no ambiente isolado da empresa, e a chave de acesso (token) do Google é guardada criptografada.
- Você pode desconectar a conta a qualquer momento no próprio Nexo, ou revogar o acesso em myaccount.google.com/permissions. Ao desconectar, a autorização guardada é removida e o Nexo deixa de acessar a conta. O conteúdo já sincronizado permanece sob o controle da empresa, que pode apagá-lo.
5. Com quem compartilhamos
Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos apenas com prestadores que ajudam a operar o serviço, sob contrato e para a finalidade descrita:
| Prestador | Para quê |
|---|---|
| Amazon Web Services (Amazon SES, S3 e SNS) | Envio e recebimento de e-mails da plataforma e do recurso de e-mail com o domínio da empresa. As mensagens passam pela infraestrutura da AWS. |
| Google (Gmail, Drive, Maps e Fonts) | Funções conectadas pela empresa (veja a seção 4), mapas e busca de endereços e as fontes de letra deste site (ao carregá-las, o seu IP é enviado ao Google). |
| Cloudflare | Endereço do site na internet (DNS), serviços de rede e proteção contra robôs (por exemplo, a verificação na tela de entrada), quando ativados. |
| Serviço que estima o local pelo IP | Estimar país e cidade dos acessos ao site. |
| Provedor de inteligência artificial | Apenas se uma empresa habilitar o atendente com IA e ele estiver configurado para um serviço externo: o texto da conversa é enviado ao provedor para gerar a resposta. A Vorek não usa esse conteúdo para treinar modelos. |
| Hospedagem e infraestrutura | Servidores, bancos de dados e cópias de segurança do sistema. |
Os recursos de voz e vídeo, de transcrição de áudio e de WhatsApp do Nexo rodam em componentes operados pela Vorek. Também podemos divulgar dados se a lei ou uma ordem de autoridade competente exigir.
7. Por quanto tempo guardamos
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Acessos ao site | IP e dados do navegador anonimizados após 90 dias; registros apagados após 13 meses. |
| Contatos do formulário | Pelo tempo necessário para responder e acompanhar o pedido, e no máximo 24 meses; IP e dados do navegador anonimizados após 90 dias. Você pode pedir a exclusão antes. |
| Conta e conteúdo de empresas clientes | Enquanto o contrato estiver ativo. Depois do encerramento, o conteúdo é excluído, salvo quando a lei exigir guarda; permanece em cópias de segurança apenas até a rotação delas. |
8. Segurança
Adotamos medidas de proteção proporcionais ao risco, entre elas: espaço de dados separado para cada empresa; conexão protegida (HTTPS); senhas guardadas de forma que ninguém consegue lê-las; chaves de acesso e credenciais de integrações criptografadas; controle do que cada pessoa pode ver e fazer; proteção da tela de entrada contra tentativas em massa, com verificação extra e bloqueio de contas; histórico de ações; e cópias de segurança. Nenhum sistema é totalmente livre de falhas; se ocorrer um incidente que possa causar risco relevante, avisaremos as empresas e as autoridades como a lei exige.
9. Transferências internacionais
Alguns prestadores (como AWS e Google) podem processar dados em outros países, inclusive nos Estados Unidos. Nesses casos, exigimos garantias adequadas, como contratos-padrão de proteção de dados ou certificações reconhecidas pela lei aplicável.
10. Seus direitos
Conforme a LGPD (Brasil), o GDPR (União Europeia) e o UK GDPR (Reino Unido), você pode pedir, a qualquer momento:
- confirmação de que tratamos dados seus e acesso a eles;
- correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- exclusão, anonimização ou bloqueio de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei;
- portabilidade: receber os seus dados para levá-los a outro serviço;
- informações sobre com quem compartilhamos os dados;
- retirar o consentimento (sem afetar o que já foi feito) e se opor ao tratamento baseado em interesse legítimo;
- reclamar à autoridade de proteção de dados (no Brasil, a ANPD; no Reino Unido, a ICO; na União Europeia, a autoridade do seu país).
Para exercer esses direitos, escreva para o e-mail da última seção. Podemos pedir informações para confirmar quem você é. Responderemos no prazo previsto em lei. Se os seus dados estiverem no Nexo de uma empresa cliente (por exemplo, você é cliente dela), o pedido também pode ser dirigido a essa empresa, que é a controladora desses dados; nesse caso, ajudamos a empresa a atendê-lo.
11. Crianças
O site e o Nexo são destinados a empresas e profissionais. Não coletamos intencionalmente dados de menores de 18 anos. Se você acredita que isso ocorreu, fale conosco para que possamos excluir os dados.
12. Alterações desta política
Podemos atualizar esta política para refletir mudanças no serviço ou na lei. A data no topo da página mostra a versão em vigor. Em mudanças relevantes, avisaremos pelo site ou diretamente os clientes.
13. Fale com a gente
Dúvidas sobre esta política ou pedidos sobre os seus dados: contato@vorek.co.uk. Informe no assunto “Privacidade”.
Responsável: Vorek, desenvolvedora do Nexo.